Publicado originalmente por Refugee Action's Explorar Adaptarse Renovar
Lo ame o lo odie, el seguimiento, la evaluación y el aprendizaje (MEL) se están convirtiendo en una parte cada vez más intrínseca del trabajo de las organizaciones benéficas. Y con razón. En este artículo, compartimos 3 cosas que hacer y 3 cosas que no hacer de lo que hemos aprendido hasta ahora en la creación de procesos de MEL que evitan dolores de cabeza y añaden valor.
Seguimiento, evaluación y aprendizaje en las asociaciones benéficas
Lo ame o lo odie, el seguimiento, la evaluación y el aprendizaje (MEL) se están convirtiendo en una parte cada vez más intrínseca del trabajo de las organizaciones benéficas. Y con razón. El seguimiento, la evaluación y el aprendizaje nos ayudan a entender lo que realmente funciona, lo que quieren los usuarios de nuestros servicios, qué cambios estamos logrando y cómo podemos mejorar continuamente. También es una parte importante de los informes a los donantes, ya que demuestra que la forma en que gastamos nuestros valiosos fondos tiene el mayor impacto posible.
Pero, al mismo tiempo, la MEL también puede ser un lastre. Una presión más que quita tiempo valioso a pequeños equipos que hacen un trabajo brillante. El mero hecho de pensar en indicadores, resultados, productos y teorías del cambio puede resultar abrumador, por no hablar de intentar formar a un equipo desbordado para ponerlos en práctica.
Estos retos no hacen sino aumentar cuando las organizaciones benéficas trabajan en asociación, teniendo que crear marcos de MEL nuevos y adicionales además de los ya existentes. Ese es el reto al que nos enfrentamos al entrar en la Explorar, Adaptar y Renovar (EAR) programa financiado por el Fondo Comunitario de la Lotería Nacional y gestionado por Refugee Action.
El objetivo de EAR es cambiar la forma en que la sociedad británica apoya a los solicitantes de asilo y refugiados. Reúne a 7 importantes organizaciones benéficas de todo el Reino Unido para que los refugiados, solicitantes de asilo y migrantes tengan más voz en el sistema de asilo, un mayor acceso a la justicia y un mejor apoyo para reconstruir con éxito sus vidas.
Pero para saber si está logrando alguno de estos objetivos, hemos entrado como Socios de Aprendizaje para ayudar a ejecutar un proceso MEL que funcione. En este artículo, compartimos 3 cosas que hacer y 3 cosas que no hacer de lo que hemos aprendido hasta ahora en la creación de procesos MEL que evitan dolores de cabeza y añaden valor.
Familiarizarse con Explore Adapt Renew
Cuando empezamos a trabajar con la AER en abril de 2023, no lo hicimos desde el principio. La asociación ya había desarrollado un marco de MEL impresionantemente completo a través de un proceso que había ayudado a los socios a pensar realmente en cómo eran las condiciones para el éxito.
Nos encantaba este marco, pero queríamos simplificarlo. A pesar de haber identificado tantos indicadores importantes, la asociación no había conseguido desplegar las herramientas necesarias para recopilar datos sobre muchos de ellos, y no parecía probable que fuera a hacerlo en un futuro próximo.
Empezamos por llevar a cabo un proceso de priorización, revisando a fondo el marco MEL y tomando decisiones difíciles pero necesarias para crear un marco más sencillo e inmediatamente viable que pudiera empezar a captar los numerosos avances y aprendizajes notables que se están produciendo en el trabajo de estas organizaciones. No queríamos perder nada de este oro.
Este proceso de priorización se realizó en colaboración con los socios y el equipo directivo de Refugee Action. Recibimos comentarios y finalmente aprobamos una nueva versión a tiempo para el ciclo de informes semestrales de junio. Lanzamiento beta junto con un conjunto de herramientas de captura de datos más sencillas, seguimos ofreciendo apoyo personalizado para orientar a quienes necesitaran ayuda adicional. A medida que nos iban llegando los datos, empezamos a agruparlos y, por último, se los transmitimos a los socios para que nos dieran su opinión y nos ayudaran a repetir la experiencia en diciembre.
¿Qué hemos aprendido? Estas son las 3 cosas que hay que hacer y las 3 cosas que no hay que hacer con la MEL en las asociaciones.
3 DO
- Obtenga siempre retroalimentaciónpero no tengas miedo de tomar la iniciativa
Trabajar en colaboración es fundamental para crear asociaciones sólidas. A la hora de crear un marco de MEL, hay que combinar debates individuales y en grupo para recabar opiniones y asegurarse de que lo que se construye funciona para todos. Al mismo tiempo, una de nuestras principales conclusiones es que el tiempo que las organizaciones asociadas pueden dedicar a la MEL tiene un límite. Así que hay que ponérselo fácil: dar recomendaciones claras y orientar las conversaciones para que se puedan dar pasos concretos. - Hágalo atractivo
Puede parecer que la MEL no es más que hojas de cálculo, números y expedientes académicos, ¡pero no tiene por qué ser así! En las asociaciones, es muy importante hacer la MEL lo más atractiva posible para garantizar una mayor participación. Al redactar los indicadores y la teoría del cambio, las frases deben ser sencillas y cortas. Evite la jerga a toda costa. Igualmente importante es presentar el marco de la MEL en trozos pequeños: no todo el mundo necesita el cuadro completo y detallado. Desglóselo para cada socio y céntrese en lo siguiente ellos necesita saber. - Sea experimental (¿por qué no probar la IA?)
Entre tantos números y resmas de texto, a veces es fácil sentirse abrumado. Los métodos experimentales pueden ayudar. Este verano hemos estado experimentando con programas de inteligencia artificial. Estos programas pueden ser muy útiles para trabajar con datos cualitativos: parafrasear textos largos, estandarizar diferentes estilos de escritura y encontrar temas comunes en las respuestas. La IA también es potente para trabajar con datos cuantitativos, realizar cálculos en un instante y acudir al rescate cuando esa fórmula de Excel no parece funcionar.
3 cosas que no hay que hacer
- NO recopile datos porque sí
Recuerde que no se trata de recogiendo datos, sino de utilizarlos y aprender de ellos. Como tal, compruebe una, dos o tres veces que los datos que está recopilando son útil. Que es relevante. Comprueba si puedes recortar algo y sigue haciéndolo a lo largo de todo el ciclo del proyecto, ya que lo relevante podría cambiar. No hay nada peor que organizaciones con poco tiempo rellenando obedientemente encuestas y formularios para que esos valiosos datos se queden ahí. Siempre se pueden añadir más indicadores, más métodos de recopilación, más campanas y más silbatos más adelante. Igual de importante es asegurarse de que se dispone de suficientes recursos humanos para tratar todos estos datos. ¿Sólo tienes un equipo pequeño? Asegúrate de que tu marco MEL sea lo suficientemente reducido. - NO seas desordenado - organízate de forma implacable
Recopilar, almacenar y analizar datos de 7 socios no es tarea fácil. Cientos de puntos de datos se reúnen con al menos tantos estilos de envío de datos como socios hay. Facilíteles la vida tanto a ellos como a usted. Siempre que sea posible, automatice la captura y el almacenamiento de datos mediante herramientas como Google Forms. Recopila respuestas cuantitativas y cualitativas para obtener una imagen de alto nivel de la situación. Creamos un panel maestro en Google Sheets que reunía todo en un solo lugar. Sé implacable con la limpieza digital, los permisos de uso compartido y los historiales de versiones de archivos. En resumen, ¡sé un ninja digital! - No perder de vista el objetivopor qué estás haciendo todo esto
En medio de toda la locura de las tablas dinámicas y las fórmulas maldecidas y rotas, no olvides que hay un objetivo detrás de todo esto. Asegúrate de volver a la pregunta central que inició esta colaboración. Imprímela. Pégala en tu ordenador. Póngalo como recordatorio recurrente o como fondo de escritorio. Como organizaciones benéficas, estamos aquí para mejorar vidas y hacer del mundo un lugar mejor. Todo lo demás no es más que una forma de ayudarnos a conseguirlo.
Conclusión
Esperamos que haya disfrutado con estos consejos sobre qué hacer y qué no hacer para que la MEL funcione bien en las asociaciones. En Explorar Adaptarse Renovar, estamos lejos de tenerlo todo perfecto: los mejores marcos MEL son aquellos que son conversaciones vivas que nos mantienen curiosos ante nuevos aprendizajes, nuevas posibilidades y nuevos enfoques.
Nos encantaría conocer sus opiniones y comentarios sobre este artículo. ¿Cuál es su experiencia en la creación de procesos MEL para asociaciones benéficas? Póngase en contacto con nosotros en [email protected] e iniciemos una conversación.
